Актуальні кадрові питання

Чи зобов’язані медичні КНП для оформлення кадрових документів дотримувати Правил організації діловодства?

Вочевидь, йдеться про Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000). А відповідь на запитання можна знайти просто у назві документа. Крім того, відповідно до п. 1 розд. I Правил № 1000 цей документ:

• встановлює «єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності». Тут же зазначено, що далі по тексту документа всі перелічені суб’єкти узагальнено називають установами;
• є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.

Отже, медичні КНП, як і медичні заклади інших форм власності, мають дотримуватися Правил № 1000. Варто зазначити: це не надто обтяжливо, натомість вельми корисно. Посилання на нормативний акт часто-густо убезпечує від претензій з боку різноманітних контролерів.

Крім Правил № 1000, варто дотримувати вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020).

Чи обов’язково затверджувати штатний розпис наказом керівника підприємства?

Питанням затвердження управлінських документів присвячено главу 6 розд. ІІ Правил № 1000. Відповідно до п. 1 цієї глави управлінські документи мають бути затверджені:

• або розпорядчим документом установи із зазначенням на документі грифу затвердження, оформленого відповідним чином;
• або посадовою особою (посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень.

Відповідно до п. 3 тієї самої глави штатний розпис (як і посадові інструкції) належить до тих організаційних документів, які затверджує посадова особа особисто.

Досить часто на формі штатного розпису додають напис «Вводиться в дію з …». Також практикують введення штатного розпису в дію з певної дати наказами з основної діяльності.

Яку форму штатного розпису потрібно використовувати?

Єдиної форми штатного розпису для всіх підприємств не встановлено. За основу можна взяти:

• уніфіковану форму зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалених протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7. У цьому Збірнику є також багато інших форм, а також рекомендації щодо їх заповнення;
• форму штатного розпису, затверджену наказом Мінфіну України від 28.01.2002 р. № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету».

Звісно, яку б форму не обрав медичний заклад, її потрібно підкоригувати. У штатному розписі мають бути зазначені:

• найменування структурного підрозділу;
• найменування посади (професії) та її код за Класифікатором професій;
• кількість штатних одиниць;
• посадовий оклад (бажано також вказати надбавки і доплати). 

А от прізвищ у штатному розписі не має бути, адже цей документ — не про конкретних людей, а про посади.

Чи обов’язково вказувати у штатному розписі місячну тарифну ставку для робітників із погодинною оплатою?

Місячну тарифну ставку (оклад) потрібно вказувати у штатному розписі. Чому?

По-перше, алгоритм розрахунку годинної ставки передбачає її перегляд у разі збільшення місячної тарифної ставки (окладу) і на початку кожного календарного року у зв'язку зі зміною показника середньомісячної кількості робочих годин за відповідний рік.

По-друге, робітники однієї професії з однаковими місячними тарифними ставками (окладами) можуть працювати за різними формами оплати праці: погодинна, відрядна, місячний оклад. І за потреби форма оплати може змінюватися.

По-третє, саме місячна тарифна ставка (оклад) використовується для визначення права на індексацію, а також під час розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних, відпускних і в інших випадках — якщо немає заробітку в розрахунковому періоді.

У наказі про прийняття працівника на роботу не зазначено умови оплати праці (посадовий оклад, надбавки, доплати), а вказано «посадовий оклад згідно зі штатним розписом». Чи є це порушенням?

Тут маємо одразу і порушення правил діловодства, і законодавства про працю.

По-перше, у разі призначення або звільнення працівника зазначають повну дату (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат (абз. 3 п. 7 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000).

По-друге, у разі прийняття працівника на роботу з ним обговорюють умови оплати праці. Якщо ж трудовий договір укладається шляхом надання заяви кандидатом і видання керівником наказу про прийняття на роботу, то в цьому наказі мають бути чітко визначені посадовий оклад (тарифна ставка) та постійні види надбавок і доплат.

Судова практика: за відсутність умов оплати праці у наказі про прийняття на роботу, зокрема доплати за роботу у шкідливих умовах праці, ГУ Держпраці був застосований штраф. Адміністративний окружний суд визнав його правомірним (постанова Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 16.08.2017 р. у справі № 804/2806/17). ВСУ підтримав рішення першої і апеляційної інстанції (постанова ВСУ від 25.04.2018 р. у справі № 804/2806/17).

Як визначити режим роботи та умови праці в наказі про прийняття на роботу на умовах неповного робочого часу?

По-перше, у наказі про прийняття на роботу потрібно обов’язково вказати назву посади (професії), на яку приймають працівника, а також за наявності — категорію (тарифний розряд). Крім того, потрібно зазначити назву структурного підрозділу, у якому працівник працюватиме. З запровадженням електронного обліку трудової діяльності назва структурного підрозділу є невід’ємною частиною назви посади.

По-друге, у наказі про прийняття працівника на роботу потрібно зазначити, який варіант неповного робочого часу застосовується: неповний робочий день, неповний робочий тиждень чи їх поєднання.

По-третє, неповна зайнятість передбачає, що працівник відпрацьовує менше 40 годин на тиждень, тому у наказі про прийняття на роботу з неповним робочим часом треба вказати, скільки годин на тиждень він працюватиме.

Наприклад, працівник працюватиме 24 години на тиждень, тоді його зайнятість становитиме: 24 год : 40 год = 0,6 (тобто неповна зайнятість).

По-четверте, саме у наказі про прийняття на роботу встановлюють індивідуальний графік роботи. Тож працівник і роботодавець погоджують, коли саме працівник має бути на робочому місці й виконувати роботу за трудовим договором, а коли в нього має бути перерва (або зазначити, що він працюватиме без перерви).

Графіки індивідуальні, тому варіантів безліч, наприклад:

• щодня з понеділка по п’ятницю по 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 годин із зазначенням початку і закінчення роботи та перерви (зазвичай встановлюється, коли робота понад 4 години);
• у різні дні з різною тривалістю: у понеділок і середу — по 6 годин, у середу — 8 годин, у четвер і п’ятницю — по 4 години, всього на тиждень — 28 годин;
• різна тривалість роботи й не щодня: понеділок і середа по — 8 годин, вівторок і четвер — по 4 години, всього 24 години на тиждень;
• кілька днів на тиждень по 8 годин: або понеділок, або понеділок і вівторок, або з понеділка по середу.

А чи можна не визначати індивідуального графіка роботи при неповному робочому часі? Поки що ні, адже трудовим договором має бути обумовлено режим роботи працівника. Проте з часом така можливість може з’явитися: 21.09.2021 р. прийнято за основу законопроєкт від 25.02.2021 р. № 5161, який передбачає можливість укладення договорів з нефіксованим робочим часом.

По-п’яте, у наказі про прийняття на роботу потрібно прописати умови оплати праці тобто: оклад, постійні доплати та надбавки (за наявності).

По-шосте, у наказі про прийняття на роботу потрібно вказати на особливі умов праці — шкідливі та важкі умови праці, особливі умови, роз’їзний характер тощо.

По-сьоме, також варто зазначити умову про оплату «за фактично відпрацьований час». Адже в наказі зазначається повний оклад, а фактично працівник працюватиме на умовах неповної зайнятості.

Формулювання у наказі про прийняття на роботу на умовах неповного робочого часу може бути, скажімо, таким: «БЕРЕЗУ Ірину Миронівну прийняти на роботу з 25.10.2021 р. на посаду економіста з оплати праці фінансово-економічного відділу на умовах неповного робочого часу: тривалість робочого тижня ― 20 годин, щоденна тривалість робочого дня ― 4 години, режим роботи з 10.00 до 14.00 (без перерви) з посадовим окладом – 10 000 грн і оплатою за фактично відпрацьований час».

Інспектори Держпраці перевіряють належне оформлення роботи з неповним робочим часом: якщо в наказі не визначений індивідуальний графік роботи, а натомість вказано на 0,5 ставки, вони розглядають це як порушення законодавства про працю.

Які особливості заповнення табеля для працівників з неповним робочим часом?

Медичний заклад може використовувати позначки, визначені типовою формою № П-5, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Щоб не поставали додаткові питання, варто затвердити власне Положення про табельний облік і там визначити, як саме табелювати працівників, зокрема з неповним робочим часом. Можна навіть ввести додаткові позначки (за потреби).

У класичному варіанті роботу на умовах неповного робочого часу позначають так: «РС» і кількість годин роботи. Якщо ж неповний робочий час запроваджений з ініціативи роботодавця, то робочі дні, у які працівник не працював позначають як «НД».

Зауважте: для працівників з неповною зайнятістю не встановлюється індивідуальна місячна норма робочого часу.