Новий ДСТУ з організаційно-розпорядчої документації

Кадрові служби мають взяти до уваги, що із 01.09.2021 р. діє новий національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Він замінив уже звичний ДСТУ 4163-2003 з аналогічною назвою.

У Мін’юсті пояснили, що сфера застосування ДСТУ 4163:2020, на відміну від ДСТУ 4163:2003, — організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації (паперовий, електронний).

У ДСТУ 4163:2020 чітко зазначено, що датуванню підлягають усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: віза, резолюція, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа до юридичної особи, відмітка про виконання документа та відмітка про ознайомлення з документом.

Суттєвими стали і зміни у складі реквізиту «Підпис». ДСТУ 4163:2020 встановив, що підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується великими літерами. Ініціали особи, використання яких передбачалося в ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються.

Вагомими змінами ДСТУ 4163:2020 стали вимоги до виготовлення документів, а саме вимоги щодо використання шрифтів розмірами 8–12, 12–14 та 14–16, використання міжрядкових інтервалів та дотримання відповідних відступів від межі лівого поля документа.

Новими є вимоги щодо способу друкування документів: тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша. Детальніше читайте тут.

Джерело: Редакція журналу "Головний бухгалтер медичного закладу"